无纸化会议系统

系统概述

       无纸化会议系统是使用基于移动互联网的无纸化会议交互系统、现代通讯技术、音频技术、视频技术、软件技术,通过文件的电子交换实现会议的无纸化。 其特征是:文件传输网络化,文件显示电子化,文件编辑智能化,文件输入输出可控化。核心功能主要是实现会议签到、文件分发、文件上传、文件同步演示、投票表决等功能。比较流行使用安卓系统平台运行的无纸化会议交互系统。平板电脑的无纸化会议系统使用应用场景比较广阔。场景应用主要是高端、有投资能力的企事业单位,主要使用移动终端在局域网内建立的会议交互场景应用,实现文件分发、会议签到、投票表决、呼叫服务功能。技术性主要利用会议传输要求的保密性,文件需要加密,转换成为自定义的格式浏览,防止文件泄露。文件同步技术主要依靠触屏轨迹跟踪技术和触屏轨迹仿真模拟技术实现,达到流量控制的目的。

( 系统结构图)

系统功能

会前准备

会议概况 设置会议基本信息

与会者设置 编辑参会人员列表详细信息

文件分发 上传会议文件,并为文件和文件分类定义权限

投票设置 管理会议投票

首页编辑 编辑开机欢迎界面

人名屏编辑 编辑外侧屏的显示内容(只适用于双面屏产品)

视频管理 配置视频直播、点播

会议档案 控制会议过程中的录制选项
 

会中功能

会议签到 参会人员电子签到管理及状态查询

参会人员 显示参会人员的列表详细信息

会议文件 显示并打开管理员分发的会议文件

同步现场 支持打开文档并同步共享演示文档、批注文档、观看同步演示

会议记录 会议过程随手笔记

电子白板 可在模拟白板上进行手写演示,使会议变得形象生动

交流提示 支持与会者之间实时交流

网页浏览 浏览internet网

个人资料 可以导入本地私有文件

会议投票 提供会议现场的投票表决功能

视频服务 播放视频文件、直播源

PC模式 把无纸化终端作为普通PC电脑使用,并支持全屏共享电脑

主持功能 主席机特有,包括界面强切、投票控制等功能

中控功能 支持统一升降控制、统一关机。也可操作接入中控的设备

文件推送 可以把文件推送给任意参会人员

会后归档([span]会议归档 会议过程文件打包备案保存)

附加增强版功能:外接电脑演示支持

支持外接PC电脑

外接PC电脑可以共享桌面到每个无纸化终端

外接PC电脑可以共享桌面到投影仪

只需外接电脑连入无纸化系统的局域网并运行配套的绿色软件即可

特色功能

管理与设置:无纸化会议系统管理端拥有丰富的管理与设置功能,包括设备管理、座位编辑、考勤管理与背景设置等功能。分别对会议室座位、终端设备及会议考勤等进行管理与设置

设备管理:可以添加或删除参会平板电脑的Mac地址,编辑席位编号、添加或删除席位等。

座位编辑:用于管理会议室参会者的席位排布,与会者名称等信息。

考勤管理:可以实时查看全体参会者出席情况,能够看到具体席位的出勤人姓名与签到时间。同时可以将此次会议的出勤情况全部导出。

资料管理:会议资料可以进行分级管理,会议助理使用管理端上传资料时可以设置资料使用权限。参会者可自由查看、标注有权限的文档资料。

背景设置:会议助理可以选择会议室背景,也可以自定义新的模板,设置后,统一将背景发送给全体参会者。

资料阅读:参会者可以对现有文档进行查阅,查阅过程中可以做同步的手写批注。

  主讲人将本地操作同步全体人员时,全体参会者可以选择同步观看会议文件演示,也可以在观看的同时,自主查看其他会议资料。(主要包括常用的word、PPT等文档)

会议议程:会议助理可以在管理端编辑会议议程,并发布会议议程,发布会议议程后,全体参会者都可以在本地Pad查看会议议程的具体内容;会议助理也可以将会议议程切换到大屏幕,全体参会者无需自己动手操作,即可看到大屏幕的会议议程全部内容。

会议投票:需要全体参会者参与意见表决时,会议助理在管理端可以直接发起投票,投票内容均为选择题,由会议助理统一编辑投票内容和选项,参会者选择具体选项即可,无需输入汉字。会议助理编辑好后可以发送至参会者终端,大家各自使用终端投票;也可以将投票内容和选项显示至大屏,进行现场投票。投票结束后,会议助理可以将投票结果进行保存,也可以将投票结果显示至大屏幕,让全体人员查看投票结果。

便捷的信息传送:会议过程中会议助理可以通过“发送消息”功能,向全体人员或者某位参会者发送消息,参会者收到消息后,可以选择回复消息。比如开会时,有紧急事件需要领导马上处理,此时,会议助理可以单独向领导发送消息,既不影响会议正常进行,领导又可以及时处理紧急事件。

会议存档:支持会议内容存档,包括会议中使用的会议文件存档、会议结论存档、文件标注存档等,同时,会议助理可在会议结束后对保存的存档内容进行管理。

会议服务:会议服务功能,可以在会议过程中,为参会者提供会议所需的各种服务。例如:参会者需要纸、笔、茶水或者其他的帮助,通过会议服务选项,直接发送消息到管理端,会议助理接收到消息后,可以根据需求为参会者提供帮助。
 

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